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遠方で立ち会えなくても特殊清掃は依頼できる？鍵の受け渡しから完了報告まで
孤独死が発生したお部屋の特殊清掃を依頼したくても、ご遺族や物件オーナー様が遠方にお住まいで、現地へ行くことが難しい場合があります。
結論から申し上げると、室内へ入るための確認が済み、鍵の受け渡し方法や家財の取り扱いについて事前に決められれば、現地に立ち会わずに特殊清掃を依頼することは可能です。
ただし、「立ち会いなしで依頼できる」ということは、清掃業者へすべての判断を任せられるという意味ではありません。残す物と撤去する物、貴重品を発見した場合の対応、作業後にどの状態まで整えるかなど、ご依頼者様の確認が必要になる内容があります。
この記事では、遠方から特殊清掃を依頼する場合の流れを、鍵の受け渡し、現地確認、見積もり、作業中の連絡、完了報告まで順番に解説します。
遠方に住んでいても立ち会いなしで特殊清掃を依頼できます
ご遺族が別の都道府県にお住まいの場合や、物件オーナー様が遠方で現地へ行けない場合でも、電話やメールなどで必要事項を確認し、鍵を安全に受け渡せる状態であれば特殊清掃を進められます。
現地での立ち会いが難しい方からは、次のようなご相談があります。
- 仕事や家庭の事情で現地へ行けない
- 遠方に住んでおり、何度も往復することが難しい
- 腐敗臭や汚染があり、室内へ入ることに不安がある
- 物件オーナーや管理会社へ鍵を預けている
- 退去や明け渡しの期限が決まっている
- 特殊清掃と遺品整理をまとめて相談したい
セレンシアでは、ご依頼者様が現地へ来られない場合も、作業前の状況と希望される完了状態を確認し、必要な特殊清掃の内容と対応範囲をご案内しています。
立ち会いなしで依頼する前に確認したいこと
遠方から特殊清掃を依頼する場合は、現地確認を手配する前に、誰が依頼者となるのか、誰が室内の家財について判断するのかを整理します。
特に確認しておきたいのは、次の内容です。
- 警察などによる現場確認が終わり、室内へ立ち入れる状態か
- 特殊清掃を依頼する方と費用を支払う方は誰か
- 室内の鍵を誰が管理しているか
- 家財の仕分けや撤去について判断できる方は誰か
- 残しておく物や探してほしい物があるか
- 退去、明け渡し、内装工事などの期限があるか
- 管理会社や物件オーナーへの連絡が必要か
- 作業完了後に希望する室内の状態
室内に残された家財を、ご依頼者様以外の判断で処分できない場合があります。遺品整理や残置物撤去まで依頼する場合は、家財の取り扱いについて確認できる方と事前に方針を共有することが重要です。
遠方から特殊清掃を依頼する流れ
1．電話やメールで室内の状況を伝える
最初に、物件の所在地、間取り、発見までの期間、臭いや汚染の状況、家財の量、希望する作業内容などをお知らせください。
状況が分かる写真をお持ちの場合は、室内全体や家財の量を確認できる写真を共有いただくことで、現地確認の準備を進めやすくなります。ただし、室内に強い臭いや汚染がある場合は、写真を撮るために無理に入室する必要はありません。
2．鍵の受け渡し方法を決める
ご依頼者様が現地へ来られない場合は、管理会社や物件オーナー様から鍵をお預かりする方法や、事前に決めた方法で受け渡す方法など、物件の状況に合わせて調整します。
玄関付近の人目につく場所へ鍵を置くなど、防犯上の不安がある方法は避け、受け渡す相手と返却方法が確認できる方法を選びます。
3．現地確認後に見積もりと作業内容を確認する
現地では、主な汚染箇所だけでなく、臭いが感じられる範囲、床や壁などへの影響、家財の量、搬出経路、共用部分の状況などを確認します。
確認後は、予定する作業内容と対応範囲をご説明し、お見積もりをご案内します。金額だけでなく、特殊清掃、遺品整理、残置物撤去、床材などへの対応のうち、どこまでが含まれているかをご確認ください。
セレンシアが見積書と一緒に工程をお伝えする理由は、特殊清掃の見積もりと一緒に作業工程報告書を送付する理由で詳しく解説しています。
4．家財の取り扱いと連絡方法を決める
作業を始める前に、残す物、探してほしい物、撤去する物を確認します。通帳、印鑑、現金、契約書類、写真、貴金属などが見つかった場合の連絡方法も決めておくと、作業中の判断がスムーズになります。
写真だけでは判断できない物が見つかった場合に、作業を一時的に止めて確認するのか、あらかじめ決めた基準で分けて保管するのかについても共有します。
5．特殊清掃・遺品整理を行う
ご承諾いただいた内容に基づき、現場の状況に合わせて特殊清掃を行います。遺品整理や残置物撤去もご依頼いただいている場合は、事前に確認した内容に沿って家財の仕分けと搬出を進めます。
特殊清掃に必要な期間は、汚染や臭気の状態、家財の量、建材への影響などによって異なります。詳しくは、特殊清掃は何日かかる？作業期間と入室・引き渡しまでの流れをご覧ください。
6．写真と完了報告書で作業後の状態を確認する
作業後は、実施した内容と室内の状態を写真で記録し、ご依頼者様へ共有します。現地へ来られない場合でも、作業前後の写真と完了報告書によって、どこに対応し、作業後にどのような状態になったのかをご確認いただけます。
内装工事が必要な箇所や、次の業者へ引き継ぐ内容がある場合も、確認できた状態をお伝えします。
7．鍵の返却と精算を行う
完了内容をご確認いただいた後、事前に決めた方法で鍵を返却します。管理会社様へ返却する場合や、ご依頼者様へお送りする場合など、返却先を間違えないよう作業前に確認します。
鍵の受け渡しで確認しておきたいこと
立ち会いなしの特殊清掃では、鍵の受け渡し方法が決まらないと現地確認や作業を始められません。
鍵を管理会社が保管している場合は、清掃業者へ渡してよいかを事前に確認します。賃貸物件では、管理会社や物件オーナー様への連絡が必要になることもあります。
また、鍵を預ける際は、次の内容を確認しておくと安心です。
- 鍵を渡す相手と受け取る担当者
- 現地確認日と作業予定日
- オートロックや共用部分への入館方法
- 作業終了後の返却先と返却方法
- 管理会社や管理人への事前連絡の要否
暗証番号や鍵の保管場所など、防犯に関わる情報は必要な担当者だけで共有し、作業終了後の取り扱いも決めておくことが大切です。
貴重品や思い出の品は作業前に探す物を共有します
立ち会いなしで遺品整理まで依頼する場合、ご依頼者様が室内を直接確認できないため、探してほしい物をできるだけ具体的に伝えておく必要があります。
通帳や印鑑だけでなく、写真、手紙、形見として残したい物、重要書類なども対象になります。保管場所に心当たりがある場合は、「寝室の引き出し」「リビングの収納」など、分かる範囲でお知らせください。
現場で貴重品や確認が必要な物を発見した場合は、ほかの家財と分けて保管し、ご依頼者様へ確認します。遠方で実物を確認できない場合に備えて、写真で確認する方法や、まとめて返送する方法について事前に決めます。
作業工程報告書と完了報告書で現地の状況を共有します
遠方からのご依頼では、「見積もりに記載された作業が本当に行われたのか」「撤去後の室内がどのような状態なのか」という不安を感じる方もいらっしゃいます。
そのため、セレンシアでは予定する内容を工程として整理し、作業後は実施内容と完了後の状態を報告書で共有します。
作業工程報告書で確認できること
- 現地で確認した室内の状況
- 予定している主な作業内容
- 対応を予定している範囲
- 作業後に目指す状態
完了報告書で確認できること
- 実際に行った主な作業
- 作業前後の室内写真
- 作業完了後の状態
- 次の内装工事などへ引き継ぐ内容
報告書は、ご遺族間での共有、物件オーナー様や管理会社様への報告、内装業者への引き継ぎなどにも活用できます。
見積もりでは作業範囲と追加費用の条件を確認します
特殊清掃の費用は、部屋の広さだけではなく、汚染の状態、臭いが広がっている範囲、家財の量、床材などへの影響、搬出条件によって変わります。
遠方にいると現地で見積書の説明を受けられないため、次の内容を確認してください。
- 特殊清掃を行う範囲
- 遺品整理や残置物撤去が含まれているか
- 家財の搬出や処分に関する費用が含まれているか
- 床材などへの対応が含まれているか
- 作業後の写真や報告書が含まれているか
- 追加費用が発生する条件
セレンシアでは、現地確認後に作業内容と対応範囲をご説明し、お見積もりをご案内します。ご案内した内容をご確認いただき、ご納得いただいてから作業を開始します。料金の目安やご依頼の流れは、特殊清掃の料金・ご依頼の流れでご確認いただけます。
立ち会いなしでは判断できない場合もあります
現地へ行かずに進められる案件でも、状況によってはご依頼者様や関係者の確認が必要になります。
- 家財を撤去してよいか判断できる方が決まっていない
- 賃貸物件で管理会社や物件オーナー様の確認が取れていない
- 床材などを撤去する範囲について承諾が必要
- 発見した貴重品や重要書類の取り扱いを決められない
- 見積もり時点で確認できなかった状況について判断が必要
立ち会いが難しい場合ほど、作業中に確認が必要になったときの連絡先と、誰が最終的に判断するのかを決めておくことが重要です。
管理会社・物件オーナー様からのご依頼にも対応しています
賃貸物件では、物件オーナー様が遠方にお住まいで、管理会社様が現地対応を担当する場合があります。
セレンシアでは、鍵の受け渡し方法、作業可能な時間、共用部分の養生や搬出方法、完了後の確認方法などを、管理会社様や物件オーナー様と共有しながら進めます。
法人・管理会社様からのご相談については、管理会社・物件オーナー様向けの特殊清掃対応もご覧ください。
遠方からの特殊清掃でよくあるご質問
一度も現地へ行かずに依頼できますか？
室内へ入るための確認が済み、鍵の受け渡し方法、依頼内容、家財の取り扱いを事前に決められる場合は、ご依頼者様が現地へ来られなくても対応できます。物件の状況によって必要な確認が異なるため、最初に詳しい状況をお知らせください。
見積もりのときも立ち会いは必要ありませんか？
鍵をお預かりでき、室内への立ち入りについて確認が取れていれば、立ち会いなしで現地確認を行える場合があります。確認後は、写真や見積書などを使って作業内容をご説明します。
遺品整理も一緒に依頼できますか？
はい。特殊清掃とあわせて、遺品の仕分けや残置物の搬出についてもご相談いただけます。残してほしい物や探してほしい物、撤去する範囲を事前に確認します。
作業後の臭いはどのように確認しますか？
作業後は現場で室内の状態と臭気を確認します。ご依頼者様が現地へ来られない場合は、実施した内容と確認結果を報告します。臭いの感じ方や建材への影響によって、その後の確認や内装工事が必要になる場合があります。
鍵はどのように返却されますか？
管理会社様への返却、ご依頼者様への返送など、事前に決めた方法で返却します。物件ごとに管理方法が異なるため、鍵をお預かりする際に返却先も確認します。
東京・神奈川・千葉・埼玉の特殊清掃はセレンシアへご相談ください
遺品整理セレンシアでは、東京都世田谷区を中心とする東京23区・東京都内、横浜市、川崎市、相模原市、厚木市など神奈川県内のほか、千葉県、埼玉県の特殊清掃・遺品整理に対応しています。
遠方にお住まいのご遺族、物件オーナー様、管理会社様からのご依頼も、鍵の受け渡し、現地確認、見積もり、作業前後の写真、作業工程報告書・完了報告書まで、状況に合わせて進めます。
現場確認とお見積もりは無料です。「現地へ行けない」「何から決めればよいか分からない」という段階でも、分かる範囲の状況をお知らせください。
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